中山大学孙逸仙纪念医院 欧阳俊婷 王薇 颜洁环
  作为百年老院,中山大学孙逸仙纪念医院年签订合同超2000份,业务覆盖医疗设备采购、基建工程建设、科研合作、人才培养等全领域。传统管理模式下,管理流程冗长、权责模糊、风险防控滞后。为解决这些问题,医院积极探索信息化转型,推动合同管理从经验驱动向数据驱动、从被动应对向主动防控转变,全面提升管理效能。
建立三级管理网络
  传统合同管理常因部门权责不清导致审批效率低下、风险隐患丛生。孙逸仙纪念医院构建“统一领导、归口管理、分类负责”的三级管理模式。
  一级管理是指定招投标与采购管理办公室为主要管理部门,统筹指导全院合同管理,负责制度制定与流程规范。二级管理是各归口管理部门负责合同的业务审核与履行监管。其中,法务办公室协调法律顾问审查合同合法性、评估法律风险;审计室监督合同管理法规执行;财务部门处理合同价款结算与账务。三级管理是合同承办部门负责具体履行,涵盖合同起草、签订、执行、保管及归档等全流程业务。
加强制度体系建设
  为解决合同管理中权责不明、流程烦琐等问题,医院以“合同全生命周期管理”为目标,持续优化医院《合同管理办法》,细化各部门在立项审批、资质审核、合同拟定、法律审查、合同审批、签订及监督等全流程的责任分工,确保各环节有章可循。
  与2023年版相比,2025年版《合同管理办法》进一步明确权责、规范审批权限,推行合同分类管理,强化法务监管。例如,有合同范本的,由业务主管职能部门负责人审核后,报分管院领导审批,简化流程;无合同范本且金额在5万元以上的合同,需经招投标与采购管理办公室等多部门审查后,按金额大小报分管院领导、总会计师或院长审批或备案;合同金额超500万元或条款关系复杂的,必须经法务办公室审核。此外,医院还设立合同管理专员,为各科室提供从起草到归档的全流程指导,确保管理要求精准落实。
优化风险防控系统
  医院积极引入信息化技术,依托办公自动化(OA)系统搭建智能合同管理平台,并实现与预算、财务等核心业务系统的对接,将信息化管控贯穿合同管理全流程,简而言之,就是医院合同的发起、审批、签章、归档实现了全流程“上云”。
  在合同准备阶段,审核立项依据,确保与医院决策一致;审核项目预算,防止超预算支付风险;审核中标文书,保障合同条款与投标结果相符且签订及时;起草合同,系统内置20余种合同模板供参考选用,确保合同文本规范、完整。
  在合同签订阶段,线上审查,各部门在线协同作业,按流程依次审批,即时反馈意见,同时引入法务审查环节,并借助移动互联网技术实现移动端审核,提升效率;签署合同,通过对接合同管理系统,合同印章管理部门对已经审签的合同识别核对无误后,为合同加盖公章,完成合同签订工作。
  在合同履约阶段,合同归档,承办部门扫描纸质合同进行电子归档,纸质合同由档案室和承办部门保管;智能预警,通过与财务等系统对接,对合同执行过程中的各类异常状况进行实时监测与智能分析,如付款逾期、合同到期等,一旦发现风险隐患,系统自动向相关责任部门及人员发送警示信息;建立合同管理电子台账,对履约验收、合同到期等关键节点及时记录、更新与共享,定期生成统计分析报告,推动合同管理从“事务处理”向“价值创造”升级。
健全监督考核体系
  医院构建涵盖日常与专项监督的体系,融合常态化监督及重点督查手段,全方位强化监督效能。一方面,强化内部人员业务培训,使其主动发现并纠正合同管理问题。定期开展合同管理专题培训,邀请资深法律专家授课,深入人事、科研、设备等科室进行巡讲与案例分享,提升全院职工的合同管理法治意识和实操能力。同时,线上线下联动宣传法治文化,营造全员尊法学法守法用法氛围,为合同管理法治化筑牢人文根基。
  另一方面,引入有资质的第三方审计公司进行独立审计,全面评估监督合同管理活动。此外,建立科学合理的考核机制,依据监督结果实施奖惩,以考促建,强化人员责任意识,实现合同流程闭环管理,确保监督落地,提升内控质量。
  在一系列努力下,医院合同管理工作取得显著成效。借助信息化手段,审批时间大幅缩短;降低了法律风险,从源头把控法律风险;提升了管理水平,信息化系统的应用使合同管理更加规范化、科学化;营造了良好法治氛围,全院职工法治意识显著提升,依法办事、依法管理的理念深入人心。

原文链接：http://wsjkw.nx.gov.cn/ztzl/wbpfxc/202507/t20250730_4975688.html
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